Guía de colaboración
Estructura del contenido
El sistema de gestión de contenidos de portalmir.es dispone de dos zonas bien
diferenciadas: vista privada, también llamada espacio de trabajo y vista pública, también
llamada secciones. En ambas zonas los documentos se organizan de forma jerárquica en
carpetas que pueden contener documentos u otras carpetas.
Equipos de trabajo
El portal colaborativo contiene una zona de equipos de trabajo. Estos equipos de trabajo
tienen la función de agrupar las herramientas necesarias para compartir diversos tipos de
documentos relativos a un grupo de personas que trabajan en un mismo campo. Algunos
de los equipos existentes son HEFOT, HEFOR, Publicadores, etc.
Los equipos de trabajo pueden contener varios tipos de documentos y permiten crear
carpetas para organizar dichos documentos.
En general, los documentos de los equipos de trabajo no serán publicados ya que son
documentos de trabajo pivados a cada equipo.
Es posible acceder a los equipos de trabajo desde el menú existente en la zona inferior
izquierda de cualquier página del portal.
Zona de documentación
Además de los equipos de trabajo, se puede utilizar la zona de documentación para trabajar
con documentos relativos a especialidades, bibliografía, información sobre los módulos de
formación, etc.
La zona de documentación sí hace uso tanto de la vista pública como de la vista privada.
Desde cualquier página de la zona de documentación aparece un enlace en la zona central
derecha que permite cambiar entre ambas vistas.
En general los documentos de esta zona serán publicados si el autor lo considera necesario.
Ciclo de vida de un documento
Los documentos son creados en la vista privada de una carpeta, en ella pueden ser editados
cuantas veces se desee permaneciendo únicamente visibles y modificables por los editores
de dicho documento y los responsables del espacio de trabajo. Los lectores del espacio no
pueden crear documentos, sólo visualizarlos.
Cuando el contenido del documento es definitivo, se procederá a solicitar su publicación en
la carpeta de la zona pública deseada o a publicarlo directamente si el/la usuario/a tiene los
permisos adecuados de Revisor/a de sección en la carpeta que se va a publicar.
Un documento publicado puede ser retirado de la carpeta pública en la que se encuentre
por cualquier Revisor/a de sección de dicha carpeta (o cualquier responsable de la sección).
Los documentos pueden ser borrados del sistema de forma definitiva por cualquier
usuario/a con rol Revisor/a de sección (zona pública) ó Usuario/a del espacio de trabajo
(zona privada). Es importante destacar que el borrado de la vista pública de un documento
no implica el borrado de la vista privada ni viceversa.
Igualmente es importante también destacar que si se modifica un documento en el espacio
de trabajo, los cambios no se verán reflejados en la vista pública hasta que se publique
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directamente o se publique y sea aceptado por un revisor de la sección correspondiente
(vista pública).
Aunque es posible hacerlo, no se recomienda modificar un contenido en la vista pública
directamente. Lo recomentable es modificarlo en el espacio de trabajo y luego publicarlo.
Esto facilita el control de versiones de los documentos.
Gestión de los documentos
A continuación se describe la forma de realizar las principales acciones sobre documentos:
Creación de un documento
1. Posicionarse en algún equipo de trabajo.
2. Hacer clic en el enlace “Nuevo”.
3. Seleccionar el nuevo tipo de documento a crear: Carpeta, Archivo, Documento,
Enlace, Noticia, etc.
4. Completar el formulario de creación de nuevos documentos introduciendo
correctamente los campos obligatorios.
5. Hacer clic en el botón “Crear”.
Modificación de un documento
1. Navegar por las carpetas utilizando los menús o enlaces directos que aparecen en la
columna izquierda y navegando por las carpetas hasta llegar a la carpeta que
contiene el documento.
2. Hacer clic en el documento para visualizarlo.
3. Hacer clic en el enlace “Modificar”
4. Realizar las modificaciones necesarias en los contenidos.
5. Hacer clic en el botón “Guardar cambios”
Publicación de un documento
1. Navegar por las carpetas utilizando los menús o enlaces directos que aparecen en la
columna izquierda y navegando por las carpetas hasta llegar a la carpeta que
contiene el documento.
2. Hacer clic en el documento para visualizarlo.
3. Hacer clic en el enlace “Publicar”
4. Seleccionar la carpeta en la que se desea publicar el documento.
5. Escribir un comentario si se desea en el campo etiquetado como “Comentario”.
6. Hacer clic en el botón “Remitir para publicación”.
Borrado de un documento
1. Navegar por las carpetas utilizando los menús o enlaces directos que aparecen en la
columna izquierda y navegando por las carpetas hasta llegar a la carpeta que
contiene el documento.
2. Localizar el documento dentro de la carpeta.
3. Hacer clic en la opción de selección del documento en la columna izquierda.
4. Hacer clic en el botón “Borrar” que aparece en la zona inferior del listado de
documentos.
5. Confirmar el borrado en la ventana que aparece.
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Roles de usuarios
Para cada zona del portal existen distintos roles con funciones específicas, a continuación
se muestra una tabla indicando el tipo de rol y las acciones permitidas en cada zona del
sitio:
Zona
Rol
Acciones
Lector de sección
Visualización del contenido
Publicación y aceptación ó rechazo de
Vista pública
Revisor de sección
publicaciones
Responsable de sección
Gestión de permisos
Lector de espacio de trabajo
Visualización del contenido
Creación, edición, borrado y solicitud de
Vista privada
Usuario de espacio de trabajo
publicación de contenidos.
Responsable de espacio de trabajo
Gestión de permisos
Los permisos (acciones) son acumulativos de forma que un revisor de sección tiene las
mismas acciones que un lector de sección, más la posiblidad de aceptar o rechazar
publicaciones. De forma análoga, un responsable de sección tiene las mismas acciones que
un revisor más la posiblidad de gestionar los permisos de la sección.
Lo mismo ocurre en los espacios de trabajo. Un usuario del espacio de trabajo tiene las
mismas acciones que un lector (en este caso, visualizar contenidos) más la posibilidad de
crear, editar, borrar y solicitar la publicación de contenidos. Por último, un responsable de
espacio de trabajo, además de las acciones de un usuario del espacio, puede gestionar
también los permisos del espacio. Un responsable de espacio de trabajo también puede
publicar directamente contenidos sin necesidad de revisión.
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Información adicional
portalmir.es recomienda el uso del navegador Mozilla Firefox 2.0 o superior. Puede
descargarlo desde el sitio http://www.firefox2.com/es/ .
Puede encontrar este manual actualizado en: http://www.portalmir.es
Para más información o cualquier sugerencia o comentario dirigirse a:
soporte.portalmir@iavante.es
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