MANUAL DE USO

Gestión de formación

MANUAL DE USO Gestión de formación
Índice
Índice.............................................................................................2
A. Introducción................................................................................ 3
B. Gestión del PCCEIR...................................................................... 9
- Proyecto PortalMIR........................................................................................ 9
- Zona Gestión.............................................................................................. 10

C. Gestión de residentes................................................................. 13
- Listados y Filtros predefinidos...................................................................... 13
- Filtro Avanzado.......................................................................................... 14
- Alta de un usuario...................................................................................... 14
- Alta masiva de residentes............................................................................ 16
- Ficha de datos de un residente: Visualización................................................. 17
D. Gestión de la Programación PCCEI................................................19
- Listados y Filtros predefinidos..................................................................... 19
- Creación de un nuevo curso........................................................................ 20
- Ficha de un curso...................................................................................... 22
- Menú Acciones: Comunicaciones con los residentes matriculados..................... 23
- Matriculación y Desmatriculación................................................................. 25
- Cuestionario de Evaluación......................................................................... 26
E. Información Adicional..................................................................27
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A. Introducción
El presente manual describe cómo realizar las tareas básicas necesarias para la
Gestión de la formación dentro del Programa Común Complementario de
Especialistas Internos Residentes de la Consejería de Salud.
Plataforma PortalMIR
Esta es la página principal del portal, donde se ve una serie de información, menú a la
izquierda, y 3 enlaces/ zonas a la derecha:
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Menú Principal (ver imagen 1 la situación de este enlace)
Justo debajo de la cabecera, a la izquierda, se encuentra el menú principal. En él se
puede encontrar diferentes enlaces, que en algunos casos son menús desplegables:

•
Información de Módulos de Formación: Se
trata de un menú desplegable que describe
cada uno de los Módulos de Formación. Aquí se
puede encontrar también un mensaje de
bienvenida, y un enlace al calendario de cursos.
•
Especialidades.
•
Enlaces Institucionales.
•
Otros Enlaces: Se trata de un apartado de
enlaces a otros sitios web.
•
Bibliografía.
•
Casos clínicos, temas y revisiones.
•
Descargas y Utilidades. Donde se pueden
encontrar documentos útiles tanto para la
gestión como para el uso de la aplicación.
•
Información, noticias, foros.
Imagen 1: Menú principal
•
Contacto. Este formulario permite el envío de un mensaje de texto a la
organización. Aquí los residentes, si han olvidado sus claves o tienen
cualquier pregunta o sugerencia, podrán escribir al equipo de soporte técnico
e-mail: soporte.portalmir@iavante.es
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Enlaces de la zona derecha:
Existen 3 ZONAS bien diferenciadas, tal como se explica a continuación:
1. Plataforma de colaboración: esta zona es para usuarios que colaboran, publican y son
miembros de equipos de trabajo, como es el equipo de trabajo del módulo II, el grupo HEFOT, el
grupo HEFOR, etc.
Tiene esta apariencia:
ZONA COLABORACIÓN
2. Plataforma de teleformación: esta zona es donde se encuentran los cursos, entran los
residentes, teletutores, rel enan los cuestionarios de satisfacción, etc. Está estructura sobre la
plataforma de teleformación “moodle”, y tiene el siguiente aspecto:
ZONA TELEFORMACIÓN
Actualmente, tenemos dos plataformas coexistiendo, pero pueden existir muchas mas,
por provincias, aunque el usuario entrará y automáticamente le dirigirá a la plataforma y
curso en el que esté matriculado.
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IMPORTANTE: sin esta zona, ni el curso creado en ella, el residente no encontrará el
curso, y no podrá acceder a las actividades, foros, cuestionarios, etc.
3. Plataforma de gestión del PCCEIR
Esta zona es la que utilizan los gestores de formación, principalmente, donde se
recogen:
–
Todos los usuarios, ya sean residentes, teletutores, administradores, publicadores y
cualquier rol que contemple el PortalMIR
–
El programa formativo del PCCEIR, con los cursos por módulos y provincias que ya
estén creados por los gestores.
Se accede de la siguiente manera:
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Una vez en el enlace “GESTIÓN” y haciendo clic, se accede a la siguiente pantalla de
autentificación de claves (para entrar a zona privada, solo para usuarios registrados)
En NOMBRE DE USUARIO, se pondrá el identificador del usuario (ej: nombre. Apellido)
En CONTRASEÑA se pondrá nuestra clave, recibida por mail o por sms (igual que lo
reciben los residentes). Esta contraseña puede ser el DNI CON O SIN LETRA, o cualquier
otra clave, que será la que pone en el mail o sms.
IMPORTANTE, A TENER EN CUENTA:
1. Cuando se crea POR 1ª VEZ EL USUARIO, es cuando la plataforma:
- Crea automáticamente la contraseña, no se puede visualizar
- Se envía automáticamente sus claves por correo
Por eso, es tan importante tener completo y correcto, el documento identificativo del
usuario (determinará la contraseña futura) y el e-mail, si no, no recibirá sus claves.
2. Para reforzar las claves, se puede enviar un sms al móvil del usuario. Por
eso, es muy importante tener ese dato y que sea correcto. Esta acción SI ES
MANUAL
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Cambio de plataforma
En cualquiera de las pantallas/ zonas en las que se puede estar, se puede cambiar de
plataforma. Para eso se debe ir al enlace superior que veamos en ese momento:
1. Si nos encontramos en la zona de gestión: veremos los enlaces superiores
izquierdo “FORMACIÓN”, “GESTIÓN” y “COLABORACIÓN”
2. Si nos encontramos en la zona de formación: veremos el enlace superior derecho
llamado “IR A COLABORACIÓN”, y se dirigirá a la página principal/ home de
portalmir.
3. Si estuviésemos en la zona de colaboración: veríamos el enlace superior
izquierdo “INICIO” que lleva a la página principal/home de portalmir, y el enlace
superior derecho “IR A FORMACIÓN”
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B. Gestión del PCCEIR
¿QUÉ ES EL PROYECTO PORTALMIR?
PortalMIR es un entorno virtual de trabajo, formación y coordinación entre la
organización docente y especialistas internos residentes
Objetivo de PortalMIR:
Implantar una herramienta de Gestión del Conocimiento en la que se posibilita el
acceso al conjunto de recursos relevantes y significativos para la formación de
especialistas internos residentes en Andalucía, además de suponer un instrumento para
la gestión de la formación y el desarrollo profesional de tutores de residentes.
Se pretende así, instaurar un espacio integrado e integral de información, comunicación
y colaboración bidireccional entre el Sistema Sanitario Público Andaluz y especialistas
internos residentes.
A través de PortalMIR se podrá acceder al programa común complementario para la
formación de especialistas en ciencias de la salud.
MÓDULO 1 – Organización Sanitaria de Andalucía
MÓDULO 2 – Entrevista clínica y relación médico-paciente
MÓDULO 3 – Investigación I. Estadística. Epidemiología. Manejo de la bibliografía
médica. Medicina basada en la Evidencia.
MÓDULO 4 – Metodología de la Investigación
MÓDULO 5 – Gestión de la Calidad: Gestión Clínica y Gestión por Procesos.
MÓDULO 6 – Soporte Vital Avanzado.
Actualmente los módulos 3, 4 y 6 están adaptados a modalidad e-learning
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El acceso a la parte privada del portal se puede realizar desde la página principal:
www.portalmir.es
•
Desde la página de inicio, y el enlace GESTIÓN:
Logi
n
GESTIÓN
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Una vez identificado el usuario, poniendo la clave y contraseña, lo primero que ve
un/una gestor/a cuando entra en la plataforma de portalmir.es es esta interfaz
(pantalla), que muestra un formulario de búsqueda de usuarios:
Si se pulsa en cualquiera de las provincias (sin realizar una búsqueda), por ejemplo,
Málaga, se muestra el siguiente listado (parte inferior): Este listado muestra todos los
residentes de una provincia en la promoción actual. Posteriormente se podrá realizar los
filtros que se deseen, y también una búsqueda normalizada, pulsando en “Buscar”
dentro del menú de la derecha, primera opción.
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Descripción de la interfaz
Acceder a la zona
privada y datos
●
Banner y enlaces superiores:
del usuario registrado
Enlaces para ir a la
en ese momento, y para
●
Pestañas
página principal
salir del portal
y al resto de zonas
del portal
Pestañas de la zona
de trabajo, zona usuarios
y zona de los cursos y módulos
por provincias
●
AC
CIONES (menú de la derecha de la pantalla):
●
Buscar: para buscar cualquier usuario de
cualquier provincia, especialidad, año, etc. Sale
el formulario del principio, cuando se accede
por primera vez al Portal
●
Alta usuario: Creación de un nuevo usuario,
normalmente un residente.
●
Alta masiva de residentes
●
FI
LTROS: diferentes criterios de búsqueda, para
encontrar residentes de un mismo año, de una
misma provincia.
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C. Gestión de residentes – PESTAÑA “RESIDENTES”
La aplicación de gestión tiene una zona específica para la gestión de residentes y otros
usuarios del sistema. Para acceder a ella haga clic en el enlace “Residentes” que aparece
en la zona superior izquierda. A continuación describimos cada una de las acciones
específicas realizables desde esta sección.
Listados y filtros predefinidos.
Por defecto, al acceder a la pestaña de “Residentes” el/la gestor/a visualizará el listado
de residentes de su provincia y de la promoción actual. La actual provincia y año pueden
verse debajo del título “Listado de residentes”, tal como se ve en la imagen inferior:
Actual provincia y año
(promoción de los residentes)
Módulo realizado o no
El formato del listado de residentes muestra sus apellidos y nombre, los módulos del
PCCEIR que ha realizado y la especialidad a la que pertenece.
Los módulos realizados muestran el número del módulo y una letra “C” si el modulo está
convalidado (como se muestra en la imagen superior).
Para buscar un nombre específico en los listados se recomienda el uso de un navegador
con búsqueda instantánea, por ejemplo, Mozilla Firefox.
En la zona derecha de la pantalla se pueden ver otros filtros disponibles, el/la gestor/a
puede cambiar de promoción o provincia para cambiar el listado de residentes.
La aplicación permite imprimir todos estos listados de forma amigable utilizando la
función de impresión del navegador, como se imprime cualquier archivo o documento:
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Archivo/ Imprimir, desde la ventana de internet explorer o cualquier otro navegador.
Filtro avanzado
En la columna de la derecha, bajo el título “Acciones” puede visualizarse una acción
llamada “Buscar”. Esta acción lleva a un formulario de filtro avanzado que permite la
búsqueda de usuarios/as del portal utilizando varios criterios.
Se pueden realizar búsquedas por:
–
El nombre ó apellidos de un usuario
–
El documento fiscal, DNI, NIE ó Pasaporte.
–
El correo electrónico
–
La comisión de docencia o asesora (para residentes de un
mismo centro o especialidad)
–
Provincia (fundamental)
–
Perfil: si es residente, teletutor, gestor de la formación, etc.
–
Módulos realizados, en caso de que el perfil seleccionado sea
“Residente”.
–
Módulos no realizados, en caso de que el perfil seleccionado
sea “Residente”.
–
Especialidad, en caso de que el perfil seleccionado sea
“Residente”.
Alta de un usuario
Para acceder al formulario de alta de un nuevo usuario/a:
1. Hacer clic en el enlace “Alta” que se encuentra bajo la pestaña de “Residentes”
en el listado de “Acciones” (se puede visualizar en la imagen superior).
2. Rellenar el formulario de creación de usuarios/as correctamente y pulsar el botón
“Crear”. El formulario de creación que se presenta es el que se muestra en la
imagen (página siguiente):
Los campos con un asterisco (*) son campos obligatorios. Los campos que se
sitúan debajo del campo 'Perfil', cambian dependiendo del perfil seleccionado.
Una vez estén rellenos los campos, sólo hay que hacer clic en el botón 'Crear
Usuario/a'.
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FORMULARIO DE CREACIÓN DE UN USUARIO
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Es importante tener en cuenta que:
●
El primer casillero, llamado “Usuario/a”, será el identificador con el que el usuario
se identificará en el sistema y ES EL UNICO CAMPO QUE LUEGO NO PODREMOS
MODIFICAR. Este nombre de usuario suele formarse por el nombre, un punto “.”
y el primer apellido del usuario. Además, no puede contener espacios, ni
guiones, ni tildes, ni eñes.
●
Los campos con un * son obligatorios.
●
El número de identificación se refiere al NIF, NIE o Pasaporte, y debe ir completo
con el número y las letras correspondientes.
●
La provincia del usuario viene determinada por la Comisión de Docencia o
Asesora al que pertenezca el residente, por eso el formulario no lo solicita.
●
Cuando se le da a “CREAR USUARIO”, la plataforma realiza dos operaciones
automáticas: CREA LA CONTRASEÑA Y MANDA UN CORREO DE
BIENVENIDA CON LAS CLAVES
Alta masiva de residentes
El sistema permite el alta masiva de residentes a partir de una plantilla de fichero en
formato Excel que el/la gestor/a puede descargar desde la misma aplicación. Los pasos
a realizar para el alta masiva de residentes son los siguientes:
1. Hacer clic en el enlace “Alta masiva de residentes” que está debajo de “Alta
Usuario”
2. Descargar la plantilla desde el enlace disponible en la página “Alta masiva de
residentes”, se encuentra en el enlace que está subrayado (ver abajo):
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3. Se descarga y se guarda ese fichero en el ordenador. Abrir el fichero Excel y
completar los datos correspondientes a cada residente. Por cada residente será
necesario especificar: Nombre de usuario, Nombre, Primer apellido, Segundo
apellido, Correo electrónico, Teléfono móvil y DNI/NIE/Pasaporte.
4. Guardar el fichero anterior en un lugar localizado de su equipo de trabajo.
5. Volver al formulario de alta masiva y hacer clic en el botón de “Examinar” (se
puede ver en la imagen superior igualmente).
6. Si todos los residentes que están en el fichero comparten la misma comisión de
docencia o asesora, seleccionar dicha comisión de docencia.
7. Si todos los residentes que están en el fichero comparten la misma especialidad,
seleccionar dicha especialidad.
8. Dar al botón “Crear residentes”
9. Por último, saldrá una pantalla donde se visualizará los residendes ya creados, y
si no se ha escrito ni la comisión de docencia ni la especialidad, se podrá
actualizar y escribir en ese mismo listado.
VISUALIZAR LA FICHA DE UN RESIDENTE (o usuario):
Si se realiza una búsqueda, por ejemplo, de un usuario llamado Daniel Ruiz:
–
Se pondrá en el buscar o daniel o ruiz, el rol residente (que ya viene por defecto), la
ciudad, y el resto de opciones si se quieren.
–
Se elige el usuario de entre los encontrados. ¿Cómo?: tal como se muestra más
abajo:
Pinchar en el identificador
del usuario que se quiera
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QUÉ SE VISUALIZA:
–
Datos de usuario
–
Datos de contacto
–
Datos Profesionales
–
Información sobre cumplimentación PCCEIR
Estos 4 puntos son enlaces, en los que se podrá visualizar más información, y al lado,
tienen la opción “Modificar” esos datos.
Aquí se puede ver el enlace
“Datos de usuario” y su “Modificar”
Menú Acciones (lateral derecho de la ficha):
–
Se pueden modificar sus datos
–
Ver los cursos en los que está matriculado
–
Borrar a ese usuario: la acción es definitiva en el portal
Acciones de comunicación con ese usuario (son operaciones manuales, a realizar por el
gestor):
–
Recordar contraseña (SMS): si ese usuario tiene móvil, recibirá sus claves por
mensaje sms.
–
Enviar correo de bienvenida: se enviará de nuevo un correo dándole la bienvenida al
portal, con sus claves para poder acceder.
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D. Gestión de la Programación PCCEIR – PESTAÑA
“PLAN FORMATIVO”
Si se accede a la pestaña “PLAN FORMATIVO”, que está junto al de Residentes, tal
como se visualiza en la imagen siguiente, por defecto sale la Programación PCCEIR de la
provincia a la que pertenezca el gestor
Listados y filtros predefinidos
En el enlace “Mostrar todos”, se podrá ver de un “vistazo” todos los cursos en todos
los módulos de la programación de esa (la propia) provincia del gestor:
Igualmente, se podrá ocultar todos, enlace justo al lado de Mostrar
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Si no hay ningún curso creado, no saldrá ningún listado, y se podrá crear un curso en
ese mismo espacio:
Creación de un nuevo curso
Para crear un nuevo curso de una provincia determinada y de un módulo en concreto
(desde el módulo I hasta el V), hay que seguir los siguientes pasos, todos muy sencillos,
pero igualmente importantes. No se puede quedar ningún paso sin realizar.
1. Ir a PLAN FORMATIVO
2. Hacer clic en “Crear curso”:
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3. Completar el cuestionario:
- El nombre del curso (título largo) y el nombre corto del curso lo realiza
automáticamente la plataforma.
- Se podrá elegir el grupo de ese módulo (por si hay más de un curso, con
matriculados y fechas diferentes)
- El formato de fechas se puede elegir con el calendario que se abre justo al lado
de hoy (por si fuera la misma fecha en el día que se crea el curso)
Calendarios
4. Hacer clic en “Crear curso”.
5. Una vez este proceso terminado, se visualiza la ficha completa de ese curso.
Hasta aquí SOLO tenemos el curso creado en la zona de GESTIÓN, pero NO EN
TELEFORMACIÓN, con lo que aunque veamos el curso y su ficha, los alumnos y
docentes no podrán entrar en su curso en la zona de “formación”
6. Ultimo paso: IMPORTANTE Y NO OLVIDAR - Hacer clic en “Crear en
Teleformación”.
IMPORTANTE: Este proceso tarda unos segundos, con la apertura de una
ventana que “trabajará” en esa creación, QUE NO SE DEBE CERRAR, y dejar que
se cierre sola. PARA LA 1ª VEZ QUE SE CREA UN CURSO, es mejor contactar con
el equipo de soporte de PortalMIR, porque es necesario unos permisos en la
plataforma de teleformación.
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Ficha de un curso
Una vez creado un curso, se puede ver toda la información y datos de ese evento, y
también se puede comprobar si ese curso le falta la parte de la creación en
teleformación, o ya está creado.
TITULO DEL CURSO
Información que da este texto:
dice si el curso no está creado en
formación, y hacer clic para crearlo
Listado de alumnos del curso, si ya se han matriculado
La aplicación permite imprimir la ficha de un curso de forma “amigable” utilizando la
función de impresión del navegador, como cualquier archivo o documento, desde
“Archivo” / “Imprimir”.
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MENÚ “ACCIONES” (a la derecha de la ficha/ visualización del curso):
A la derecha de esa pantalla (la imagen superior), se
encuentra un menú con diversos enlaces y
características:
1. SOBRE EL CURSO:
Botón 1 – Modificar: se podrá modificar cualquier
dato del curso una vez creado en Gestión. Es
recomendable que si hay que modificar algo, que el
curso aún no esté creado en Teleformación
Botón 2 – Matriculación: para matricular a cualquier
residente o teletutor en ese curso en concreto. Se ve
ese tema un poco más adelante de este manual.
Botón 3 – Desmatriculación: para quitar a un
usuario ya matriculado de ese curso.
Botón 4 - Aprobar módulo: le pone como superado
ese módulo a aquellos usuarios que tengan el
cuestionario completado en teleformación (en su curso
de la plataforma)
Botón 5 – Ver Evaluación: se puede visualizar la media de resultados obtenidos en el
cuestionario de satisfacción en ese curso en concreto
2. SOBRE COMUNICACIÓN CON LOS ALUMNOS:
Botón 6 - Notificar matricula (SMS): esta operación le manda un mensaje de texto al
móvil de los residentes que tengan ese número en su ficha personal, con la siguiente
información:
“Portal MIR le informa que ha sido matriculado/a en el curso xxxx. Por favor, consulte su
correo electrónico”
Botón 7: Notificar matrícula (correo): este enlace le manda un correo electrónico a
todos los residentes matriculados en ese curso con la siguiente información:
“Estimad@ - nombre del residente -,
Portalmir le informa de que ha sido matriculado en el curso xxxxx correspondiente al
módulo xx del Programa Común Complementario para Especialistas Internos Residentes.
Para acceder al curso haga clic en el siguiente enlace: (url o página web donde se
encuentra el curso con enlace directo)
Reciba un cordial saludo,
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El equipo de PortalMIR
soporte.portalmir@iavante.es”
Botón 8: Enviar credenciales (SMS): este enlace le manda mensaje de texto al móvil
de los residentes matriculados en ese curso con la siguiente información (es el mismo
sms y/o enlace que el de enviar las claves por sms desde la ficha de datos de un
residente en concreto, solo que éste se lo manda a todos los residentes matriculados):
“PortalMIR le informa que para acceder al portal su nombre de su usuario es
nombre.apellido y su clave es xxxx
http://www.portalmir.es”
Botón 9: Enviar correo: este enlace le manda un correo personalizado a todos los
residentes matriculados en ese curso. Se abre un mensaje de e-mail similar a cualquier
otra aplicación de correo electrónico.
Botón 10: Solicitar evaluación (correo): este enlace le manda un correo electrónico
a todos los residentes matriculados en ese curso con la siguiente información:
“Estimad@ (nombre del residente),
PortalMIR le informa de que para completar el curso xxxx correspondiente al módulo xx
del PCCEIR nos gustaría contar con su evaluación sobre esta acción formativa. Para ello,
por favor, diríjase a la dirección que le facilitamos más abajo y complete el cuestionario
de evaluación.
(enlace al cuestionario directamente: Cuestionario del curso xxxx
Reciba un cordial saludo.”
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MATRICULACIÓN Y DESMATRICULACIÓN de un usuario:
Para matricular a un residente o residentes, debemos seguir los siguientes pasos:
1. Estar o dirigirse a “Plan Formativo”
2. Ir al módulo correspondiente
3. Pinchar en el curso ya creado previamente donde se quiera matricular
4. Pinchar en “matriculación” del menú Acciones de la derecha (botón 2 visto
anteriormente). Se visualizará el siguiente formulario:
Nombre del curso donde
se está matriculando
- En ese formulario, se busca al residente o residentes para matricular.
- Una vez encontrados, le daremos al ticado de la casilla de la izquierda del usuario, y
luego al botón “matricular en el curso.....”
Botón para matricular
en ese curso
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Para desmatricular:
–
En el menú Acciones de la derecha, ir al botón “Desmatriculación” (botón 3), y sale
la relación de todos los matriculados actualmente en ese curso, se tica de la misma
forma que en la matriculación, y luego al botón “desmatricular”
Cuestionario de Evaluación
●
Campo que indica si se ha completado o no el cuestionario. En la columna
“Cuestionario”, tal como se ve en la imagen inferior, se puede saber quién ha
realizado el cuestionario y quién no, pero NO SUS RESPUESTAS, porque ese
resultado es anónimo, y luego se calcula una media de satisfacción total por
curso y alumnos.
●
Solicitud de cuestionario de evaluación por correo electrónico: con el
mensaje que se puede enviar desde el menú “Acciones”, botón 10, se envia un
un correo electrónico a todos los residentes matriculados en ese curso
recordándole que realicen ese cuestionario (mensaje visto en el apartado
anterior)
●
Resultados de evaluación: se puede visualizar la media de resultados obtenidos
en el cuestionario de satisfacción en ese curso en concreto. (Botón 5 de la
imagen del apartado anterior)
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E. Información Adicional
Portalmir.es recomienda el uso del navegador Mozilla Firefox 2.0 o superior. Puede
descargarlo desde el sitio http://www.firefox2.com/es/ .
Puede encontrar este manual actualizado en: http://www.portalmir.es
Para más información o cualquier sugerencia o comentario dirigirse a:
soporte.portalmir@iavante.es
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